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문서관리규정
총무국 | 04.24 17:09
조회수 6,447 | 덧글수 0
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◈ 문서관리규정 ◈



제 1 장 총 칙



제 1 조(목적) 본 규정은 사단법인 한국농업경영인중앙연합회(이하'본회'라 칭한다)의 모든 문서의 작성 및 처리·보존에 관한 사항을 규정함으로서 사무의 조직적, 능률적 운영을 촉진함을 목적으로 한다.
제 2 조(정의) 문서라 함은 본회 회무운영에 사용되는 모든 공문·기록·대내외 발표문·규정 및 각종 전달문을 포함하는 모든 문건을 말한다.
제 3 조(종류) 문서는 규정문서·영달문서·공고문서·일반문서·회의문서 등으로 구분한다.
1. 규정문서 : 정관·규정·내규 및 세칙 등 규정사항을 정하는 문서
2. 영달문서 : 지시·명령·의뢰 등 업무상 계통에 따라 하달되는 문서
3. 공고문서 : 공고·광고 등 일정한 사항을 일반인에게 알리기 위한 문서
4. 일반문서 : 대내결재문서·보고서·복명서·전표·결의서·계획서 등 타항에 속하지 않는 문서
5. 회의문서 : 회의의 소집 통보·참석자 등록·의결서·의사록 등 발송되거나 기록되는 제반문서


제 2 장 문 서 처 리


제 4 조(문서의 취급) 모든 문서는 사무총국 문서담당자가 취급한다.
제 5 조(문서의 성안) 문서의 성안에는 기안지(서식 제4호)를 사용하여야 한다.
제 6 조(문서의 접수) 문서를 접수하였을 시는 일부인을 찍은 후 문서접수부(서식 제7호)에 등재하여 결제절차를 거쳐 지체없이 담당부서 및 담당자에게 배부하여야 한다.
제 7 조(문서에 표식) 대내외, 인사, 징계, 기타 기밀에 속하는 문서를 성안하였을 시는 {秘}의 표식을 하여야 하며, 문서의 배포범위를 명기하여야 한다.
제 8 조(문서의 결재) 성안된 문서 또는 접수된 문서는 반드시 그 필요 결재과정을 거쳐야 한다.
제 9 조(결재권) 1. 모든 문서의 결재권은 중앙회장에게 있으며 담당부회장과 수석부회장을 경유하여야 하며 중앙회장은 해당란에 서명날인을 함으로써 재가를 표시한다.
2. 위임전결사항에 속하는 문서는 그 전결권자가 결재권을 가진다.
3. 중간 결재자가 의견을 표시할 경우에는 별도의 부전지(서식 제6호)를 첨부하여 결재한다.
제 10조(결재문서의 시행) 결재를 필한 문서는 다음 각호에 의하여 시행한다.
1. 보존을 요하는 문서는 관계규정에 정하여진 바에 따라 보존한다.
2. 하달을 요하는 문서는 관계부서·관계임원·관계각급연합회 및 관계자에게 하달한다.
3. 기안지에 성안된 문서는 문서발송양식(서식 제4호)에 의하여 직인사용부(서식 제10호)에 등재하고 문서발송부(서식 제8호)에 기입한 후 발송한다.
4. 공람을 요하는 문서는 필요인원이 회람하고 날인을 필한 후 처리한다.
제 11조(문서의 통제) 1. 문서담당자는 문서통제부(서식 제9호)를 비치하고 유기문서 처리사항을 점검하여 이를 독촉하여야 한다.
2. 문서 통제반은 사무총장으로 한다.
3. 문서의 독촉은 보고일로부터 1일이 경과한 때마다 이를 독촉한다.
제 12조(독촉문서의 처리) 독촉을 받은 문서의 성안에는 기안지 우측 상단에 주서(朱書)로 {독촉문서}임을 표시하고 독촉을 받게 된 사유서를 첨부하여야 한다.
제 13조(기밀문서의 취급) 1. 기밀에 속하는 문서는 별도 취급하되 사전에 사무총장에게 전결하고 필요한 지시를 받아야 한다.
2. 전항의 기밀문서라 함은 {대외비}또는 {비}표시가 되어 있는 문서로 문서의 내용을 본회 내외의 일반에게 미리 알려지면 적당하지 못하다고 인정되는 것을 말한다.
제 14조(완결문서의 처리) 완결된 문서는 이를 편철하여 년도별로 구분·보존한다.


제 3 장 문 서 관 리


제 15조(접수) 모든 문서는 사무국 문서담당자가 접수하며 내부성안 후 결재완결된 문서도 담당부서로부터 문서담당자가 접수를 받아 관리한다.
제 16조(접수문서의 처리) 접수된 문서는 다음과 같이 처리한다.
1. 기밀문서는 그 중요성에 따라 각 {극비}, {비}, {대외비}로 구분하여 담당자가 직접 처리하되 그 내용을 외부에 누설해서는 안된다.
2. 일반 문서는 개봉하여 접수인을 찍은 다음 문서접수부(서식 제7호)에 등재한 후 관계부서 또는 관계인에게 배부하여 인수인을 찍어 관리한다.
3. 전보나 속달우편으로 접수된 문서는 타문서에 우선하여 취급한다.
4. 배포된 문서가 당해부서부터 또는 당해인과 관련이 없는 경우에는 즉시 이를 반송하여야 한다.
5. 당해부서 또는 당해인의 처리가 완결된 문서는 다시 문서 담당자에게 이송·관리한다.
제 17조(문서의 열람) 문서를 열람 또는 대출하고자 할 때에는 소정의 신청서를 제출하여 사무총장의 허가를 득하여야 한다.
제 18조(문서의 복사) 문서를 복사하고자 하는 자는 소정의 신청서를 제출하여 사무총장의 허가를 득하여야 한다.
제 19조(위임규정) 본 규정에 정하여져 있지 아니하는 사항은 문서통제관인 사무총장이 정하는 바에 따른다.


제 4 장 문 서 보 존


제 20조(문서의 분류) 완결된 문서의 분류는 다음 각 호에 의한다.
1. 갑류문서는 예규 또는 영속할 성질의 문서로서 후일 증거 또는 참조의 필요가 있거나 인·허가장과 같이 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장을 말한다.
2. 을류문서는 갑류에 속하지 아니하는 문서로서 후일 증거 또는 참고가 되는 문서를 말한다.
3. 병류문서는 갑·을류에 속하지 아니하는 문서를 말한다.
4. 정류문서는 1회로서 완결되는 성질의 문서로서 후일 참조 또는 증거의 필요가 없는 문서를 말한다.
제 21조(문서보존 기간) 완전문서의 보존기간은 별첨 제1호와 같이 정하되 그 기간은 완결년도의 익년부터 계산한다.
제 22조(점검과 파손방지) 문서통제관과 문서담당자는 매년 1회이상 보존문서의 보존여부를 확인하여야 하며 파손방지를 위한 적절한 조치를 취하여야 한다.
제 23조(보존문서의 폐기) 1. 보존된 문서가 규정된 기간이 경과하였을 시에는 이를 폐기한다.
2. 문서를 폐기하고자 할 때에는 중앙회장의 결재를 받아 문서통제관 입회하에 폐기처리한다.
3. 문서를 폐기할 때에는 보존문서대장(서식 제11호)을 정비하고 폐기문서대장(서식 제12호)에 등재하여 그 기록을 유지하여야 한다.
(별첨 제1호)
문 서 보 존 기 간

제 5 장 서 식

제 24조(서식) 본회의 회무운영에 필요한 문서의 서식은 다음과 같다.

부 칙


1. 본 규정은 1992. 2. 19. 부터 제정 시행한다.
2. 개정(1차 - 1993. 3. 22. 제3차 이사회)
3. 개정(2차 - 1996. 6. 27. 제4차 이사회)
4. 개정(3차 - 1996. 12. 13. 제9차 이사회)
5. 개정(4차 - 1999. 12. 15. 제12차 이사회)

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